辦公室日常接待禮儀（精選6篇）
辦公室日常接待禮儀 篇1
1、以茶代禮的風(fēng)俗
我國漢族同胞還有種種以茶代禮的風(fēng)俗。南宋都城杭州，每逢立夏，家家各烹新茶，并配以各色細(xì)果，饋送親友毗鄰，叫做七家茶。這種風(fēng)俗，就是在茶杯內(nèi)放兩顆青果即橄欖或金桔，表示新春吉祥如意的意思。
2、品茗著裝很重要
茶的本性是恬淡平和的，因此，品茗禮儀要求著裝整潔大方，女性切忌濃妝艷抹，大膽暴露;男性也應(yīng)避免乖張怪誕，如留長發(fā)、穿乞丐裝等。
3、敬茶要注意
客來敬茶，這是我國漢族同胞，最早重情好客的傳統(tǒng)美德與禮節(jié)。直到現(xiàn)在，賓客至家，總要沏上一杯香茗。喜慶活動，也喜用茶點(diǎn)招待。開個茶話會，既簡便經(jīng)濟(jì)，又典雅莊重。所謂君子之交淡如水，也是指清香宜人的茶水。
4、男女訂婚的茶文化
民間男女訂婚以茶為禮，女方接受男方聘禮，叫下茶或茶定，有的叫受茶，并有一家不吃兩家茶的諺語。同時，還把整個婚姻的禮儀總稱為三茶六禮。這是最尊敬的禮儀。這些繁俗，現(xiàn)在當(dāng)然沒有了，但婚禮的敬茶之禮，仍沿用成習(xí)。
辦公室日常接待禮儀 篇2
打招呼
當(dāng)客人來到時，應(yīng)馬上放下手中的工作，并起立向來客問候致意，做自我介紹。
如果是約好的客人，可以這樣說：“早晨好，您是王總吧？我是李總的秘書張洋，李總正在等您�！�
如果是沒有約定的客人或第一次來訪的客人，可以這樣說：“您好！這里是總經(jīng)理辦公室，我是經(jīng)理秘書張洋，對不起，請問您貴姓？是哪個公司的？有什么事情嗎？”。明確對方身份、來訪目的后，應(yīng)立即通報領(lǐng)導(dǎo)。
如果客人需要等候一段時間，秘書應(yīng)簡要說明原因，如：“對不起，李總經(jīng)理正在處理一件緊急事情，請您稍等一會兒�！比缓蟀才藕们‘�(dāng)?shù)淖徽埧腿俗拢槠涮峁╋嬎约耙恍⿻鴪箅s志等，以免冷落客人。
招待—座次
秘書引導(dǎo)或陪同客人去面見領(lǐng)導(dǎo)時，到達(dá)接待室后應(yīng)將客人引至上座的位置上。引導(dǎo)就座時，長沙發(fā)優(yōu)于單人沙發(fā)，沙發(fā)椅優(yōu)于普通椅子，較高的座椅優(yōu)于較低的座椅，距離門遠(yuǎn)的為最佳的座位。
招待—奉茶
待客時，應(yīng)該為客人準(zhǔn)備如茶水、咖啡或飲料等。通常以茶待客的方式較多。因此，應(yīng)掌握必要的敬茶禮儀。
�。�1）奉茶的方法。上茶應(yīng)在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左后側(cè)奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶幾上，然后右手拿著茶杯的中部，左手托著杯底，杯耳應(yīng)朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要說“您請用茶”
�。�2）奉茶的順序。上茶應(yīng)講究先后順序，一般應(yīng)為：先客后主；先女后男；先長后幼。
�。�3）奉茶的禁忌。盡量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續(xù)水的時機(jī)，以不妨礙賓客交談為佳，不能等到茶葉見底后再續(xù)水。
辦公室接待禮儀
一、儀容儀表
1、服裝：服裝穿著要與之協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)權(quán)威、聲望和精明強(qiáng)干為宜，男士最適宜黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝、領(lǐng)帶；女士則最好穿西服套裙、連衣裙或長裙；男士不要穿印花或大方格襯衫；女士則不宜穿露、透、短的衣服；辦公室不允許穿奇裝異服和不雅的服飾，不要穿破、爛、臟服裝，特別要注意領(lǐng)口、袖口衛(wèi)生。鞋子應(yīng)保持清潔，不穿帶釘子的鞋。
2、頭發(fā)：頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，做到無異味，無頭皮屑，男士的頭發(fā)不宜過長，前不過眉，兩邊不過耳，后不過肩，不剃光頭；女士盡量不留披肩發(fā)，劉海不過眉毛。
3、面部：女士員工要淡妝上崗，不允許濃妝艷摸；男士不能留長胡須，胡須要經(jīng)常修剪。
4、指甲：指甲要經(jīng)常修剪，不宜過長；女士員工涂指甲油盡量用淡色。
5、口腔：要經(jīng)常保持清潔，上班前盡量不要喝酒或吃有異味食品。
二、行為舉止禮儀
員工在辦公室應(yīng)保持優(yōu)雅的姿勢和動作，要求做到：
1、站姿：兩腳站直，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，不聳肩，會客及出席儀式或在領(lǐng)導(dǎo)、長輩面前不得把手叉抱在胸前。
2、坐姿：要坐端正，雙腿平行放好，不得傲慢地把腿伸前或伸后，要移動椅子時，動作要輕，放好在座。
3、出入辦公室：進(jìn)入時，要先輕輕敲門，聽到應(yīng)答后再進(jìn)，進(jìn)入后應(yīng)回手關(guān)門，動作要輕，不能粗暴；進(jìn)入后，不要隨意打斷對方講話或隨口插話，如有急事時，先說聲“對不起，打斷你們談話了”，再說自己的事情。
4、遇見領(lǐng)導(dǎo)、同事時，應(yīng)點(diǎn)頭行禮，表示問候、致意。
5、辦公室不要大聲喧嘩，不說閑話、是非話。
三、接訪、接待禮儀
1、接訪禮儀：
來人時，要按照一起身、二詢問、三讓座、四倒水、五解答或辦理、六送客六個環(huán)節(jié)來操作，態(tài)度熱情，語氣平和。
需引薦領(lǐng)導(dǎo)時，經(jīng)報告允許后予以引薦。
領(lǐng)導(dǎo)不在時，應(yīng)根據(jù)事情的輕重緩急電話報告領(lǐng)導(dǎo)。未能和領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系上的，當(dāng)日內(nèi)要報告領(lǐng)導(dǎo)。
2、接電禮儀：
�。�1） 來電時，應(yīng)在響應(yīng)5聲內(nèi)接起。
�。�2） 辦公室及值班人員要堅(jiān)守崗位，確保辦公室電話暢通。 接打電話時，要注意使用文明用語，談話事項(xiàng)及時登記并通知有關(guān)領(lǐng)
導(dǎo)及個人。
3、打電話禮儀：
選擇適當(dāng)?shù)臅r間機(jī)會。不適合打電話的幾種情況：剛上班的半個小時之內(nèi)，快下班的半個小時之內(nèi)，早、中、晚吃飯及午休時間，休閑度假時間不打公事電話。最好的時間為上午9點(diǎn)，下午3點(diǎn)半。 公事最好掌握3分鐘原則，長話短說，廢話少說
4、泡茶禮儀：
裝茶時，用茶匙向空杯內(nèi)裝入茶葉，切忌用手抓茶葉，以免手氣或雜味混淆茶葉的品質(zhì)。請客人喝茶時，要將茶杯放在托盤上端出，并用雙手端出。茶杯放在客人的右手上方。
四、辦公室同事相處禮儀
1、真誠合作
同事之間屬于互幫互助的關(guān)系，只有真誠合作才能共同進(jìn)步。
2、同甘共苦
同事的困難，應(yīng)主動問詢，在力所能及事應(yīng)盡量幫忙，這樣會增進(jìn)雙方的感情，使關(guān)系更加融洽。
3、公平競爭
同事之間競爭是正常的，有助于同事成長，但記住是公平競爭，不要在背后做損人不利己的事。
4、寬以待人
同事之間相處，一時的失誤是不可避免的，如出現(xiàn)失誤，首先向?qū)Ψ街虑福鞯脤Ψ降恼徑�；對雙方的誤解要盡快主動向?qū)Ψ浇忉屨f明，不可小肚雞腸，耿耿于懷。
5、公司內(nèi)與人相遇應(yīng)相互問候或點(diǎn)頭致意，與公司領(lǐng)導(dǎo)相遇應(yīng)停止行進(jìn)行問候或行點(diǎn)頭禮。
辦公室日常接待禮儀 篇3
著裝儀容規(guī)范
不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔，自己也會感覺良好、自信十足。注意，在穿著上不要百無禁忌，過于招搖。新進(jìn)單位的人要根據(jù)自己工作性質(zhì)、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時尚;過于休閑的服裝，相對保守正規(guī)一些的服裝會給人留下好感。此外，要是你整天“標(biāo)新立異”，想辦法從外觀上引起上司或者同事們的“視線”的話，上司或者同事們反而會認(rèn)為你不把心思放在工作上，工作肯定不會太認(rèn)真。
來訪者接待
前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時，應(yīng)立即起身，面朝向來訪者點(diǎn)頭、微笑致意：“您好，請問您找一位?”、“有預(yù)約嗎”。知道找誰，并確認(rèn)是預(yù)約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關(guān)照一下來訪者并說向其說明，不要扔在那里不管。
如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應(yīng)該用規(guī)范的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進(jìn)入，為來訪者倒好茶后，前臺就要返回崗位。當(dāng)然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰，但沒有預(yù)約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書，×單位的來訪，不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當(dāng)作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。
接電話禮儀
辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調(diào)，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。
在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應(yīng)用簡稱)”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機(jī)號碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。
如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名，不知道分機(jī)號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應(yīng)該用禮貌的借口擋駕，或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。
鑒于前臺每天要接很多電話，為防止嗓子出現(xiàn)意外，要隨時準(zhǔn)備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。
辦公室接待迎送的禮儀
俗話說：“出迎三步，身送七步�！边@是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時，秘書應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要為客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪里，都要面帶微笑，揮手目送客人遠(yuǎn)去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成“逐客”的誤會。
重要的訪問應(yīng)當(dāng)舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互話別，主方人員列隊(duì)送別來賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關(guān)的禁忌。
辦公室日常接待禮儀 篇4
辦公室訪客接待禮儀
1.行政文員負(fù)責(zé)回答訪客的詢問，了解來訪目的，協(xié)助作好訪客登記，通知相關(guān)部門人員接待。
2.部門會議及訪客接待由部門相關(guān)人員跟進(jìn)。
3.訪客接待基本技能：既要機(jī)敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細(xì)傾聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當(dāng)時會見，就表示遺撼，并為他安排以后會見。按順序請?jiān)L客進(jìn)去，可按事先安排次序或以到達(dá)先后為次序。要做好訪客登記，記上時間、名字、職務(wù)、來訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。
4.訪客接待基本禮儀：
4.1客人來訪時，應(yīng)立刻從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“您好”，當(dāng)對方遞過名片來時，應(yīng)用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。
4.2引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會客室時，在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。
4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動作，讓訪客明白所往去處。
4.4在到達(dá)目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應(yīng)用手按住門，讓訪客先行進(jìn)入并指引落座;如果門向內(nèi)開，應(yīng)先進(jìn)入，按住門后再請?jiān)L客入內(nèi)。
4.5進(jìn)入室內(nèi)后，應(yīng)請客人坐上位(離入口較遠(yuǎn)處)，并說“請坐，稍候”。退出會客室時，應(yīng)以正面倒走方式退出，并關(guān)上門，掛上“訪客中”字樣的牌。
4.6面談時，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r候端飲料(茶、咖啡、奶茶)，飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請用的手式。面談時間過長，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時間入內(nèi)添加茶水;面談結(jié)束后，應(yīng)將訪客的物品交給對方，若發(fā)現(xiàn)訪客離開后有遺忘之物，應(yīng)馬上上報處理。
4.7部門接待人員在訪客走后，要對會客室進(jìn)行整理，處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間，應(yīng)先開窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應(yīng)馬上清除。總之，無論在何時，或處于何種狀態(tài)，部門接待人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。
接待預(yù)約訪客
看到客戶后，微笑著打招呼。如坐著，則應(yīng)立即起身。
握手和交換名片。
將客戶引到會議室。奉茶或咖啡。
會談。會談結(jié)束。送客。
接待臨時訪客
確認(rèn)訪客所在單位、姓名、拜訪對象、拜訪事宜和目的。
如本人無時間接待，盡量安排他人接待，不要讓訪客空手而歸。如果暫時脫不開身，則請?jiān)L客在指定地點(diǎn)等候，并按約定時間會見訪客。
看到訪客后，微笑著問候，并握手和交換名片。
如果訪客找的是本人，則直接帶訪客到會議室會談。
如果訪客找的是其他人，則迅速聯(lián)系受訪對象，告之訪客的所在單位、姓名和來意。
依受訪者的指示行事：
1、帶到會客室。奉茶或咖啡。告之受訪對象何時到。
2、將訪客帶到辦公室，將其引導(dǎo)給受訪對象后告退。
3、告訴訪客，受訪者不在或沒空接待，請?jiān)L客留下名片和資料，代為轉(zhuǎn)交。約定其他時間來訪。表示歉意。禮貌送客。
奉茶或咖啡
準(zhǔn)備好杯子、杯墊、托盤、奶精、糖、抹布等器具。各項(xiàng)器具要潔凈、完好無缺。
不管份數(shù)多少，一律使用托盤端送。右手拿抹布，以便茶水或咖啡灑在桌面上時，可以立即擦拭。
先將托盤放在桌面上，再端送給客人。若會客室關(guān)著門，應(yīng)先敲門再進(jìn)入。進(jìn)入時面帶微笑，點(diǎn)頭示意。
奉茶或咖啡的順序：客人優(yōu)先;職位高者在先。
留意奉茶或咖啡的動作：雙手捧杯，視狀況從客人的正面或斜后方奉上。奶精和糖放在大家方便取用處。
雙手拿起托盤，后退一步，鞠躬或致意說一句“打擾了”，然后退出，把門關(guān)上。
辦公室日常接待禮儀 篇5
文秘辦公室接待的禮儀常識
(1)接待來訪禮儀
人們經(jīng)常會出于各中原因來辦公室找秘書，所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對秘書工作能否順利開展也有很大關(guān)系。
如果因工作繁忙暫時無法接待來訪者，應(yīng)首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時間，切不可讓他人無故等太久。當(dāng)來訪者是上級或長者時,秘書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認(rèn)真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當(dāng)出現(xiàn)矛盾和意見分歧時，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。
在交談處理事務(wù)過程中,能立刻解決或答復(fù)的'問題要及時處理,不能擺架子或故意拖延時間;對于不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時間予以解決或商討。如果來訪者來訪時間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對方結(jié)束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結(jié)束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。
(2)拜訪禮儀
對外聯(lián)系是秘書工作的重要內(nèi)容之一，出于各種原因，秘書人員經(jīng)常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務(wù)。
拜訪時首要的禮儀是準(zhǔn)時赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達(dá)。萬一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時，一定要打電話向?qū)Ψ秸f明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預(yù)約，赴約前一天再次確認(rèn)一下時間和地點(diǎn)。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面后,如果是初次見面要主動自我介紹,如果是熟人,也要先問候并握手致意。談話時應(yīng)開門見山，不要海闊天空，浪費(fèi)時間。說話時要注意對方的反應(yīng)，要給對方講話、答復(fù)的時間，不要一個人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感，當(dāng)對方有結(jié)束談話的意思時要及時起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。
(3)匯報工作時的禮儀
向上級匯報工作是秘書的重要工作內(nèi)容之一。秘書人員掌握正確的匯報工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時也可以暢通無阻地和領(lǐng)導(dǎo)交流，提高辦事效率。
由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，秘書人員和領(lǐng)導(dǎo)約好的談話時間一定要嚴(yán)格遵守，不可失約。恪守時間是秘書人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時不要過早抵達(dá)以免領(lǐng)導(dǎo)還沒做好準(zhǔn)備而出現(xiàn)難堪的局面;也不要遲到，讓領(lǐng)導(dǎo)等候。進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室前，要輕輕敲門，經(jīng)允許后方可入內(nèi)。如果領(lǐng)導(dǎo)辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領(lǐng)導(dǎo)及時調(diào)整好自己的狀態(tài)。
匯報時，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調(diào)適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。匯報過程中，領(lǐng)導(dǎo)有任何的意見和建議要及時紀(jì)錄下來以便談話結(jié)束后整理補(bǔ)充原有的材料。匯報結(jié)束后，如果領(lǐng)導(dǎo)談興猶濃，不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等領(lǐng)導(dǎo)表示結(jié)束后方可告辭。告辭時要整理好自己的衣著、座椅等，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時要主動說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌
(4)辦公室儀容禮儀
在辦公室里，秘書人員要樹立整潔、端莊的個人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝，無論男女都應(yīng)盡量穿著工作服。如果沒有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過于暴露或前衛(wèi)�；瘖y要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運(yùn)動裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。
文秘接待客人的注意事項(xiàng)
1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應(yīng)按先來后到的原則接待每一個客人。
2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。
3、接待客人時態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。
4、對于有預(yù)約的客人要迅速轉(zhuǎn)達(dá)他的要求，不讓客人等候。
5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項(xiàng)要確認(rèn)一遍。
6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。
7、要請客人填寫接待登記簿。
8、上司沒確認(rèn)要見的客人，就不要讓他進(jìn)去。
9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應(yīng)盡可能地從對方那里了解一些有用信息。
10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據(jù)情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。
辦公室日常接待禮儀 篇6
一、及時接聽
如果電話鈴聲一響起，就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時，就會反映出一個人散漫的態(tài)度，而且應(yīng)該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話時，我們提倡“鈴響不過三”：接聽電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來遲。也不要鈴響過一次，就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚，如有持殊原因致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話時向?qū)Ψ秸f明情況，棱示歉意。
正常情況下，不允許不接聽來電，特別是“應(yīng)約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門，就會讓對方嚇一跳，而且還會認(rèn)為你清閑得聚精會神地等著別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答，又會被認(rèn)為沒有人在，或者是不想理。
二、確認(rèn)對方
一般情況下.對方打來電話后都會主動介紹自己。如果對方打來電話，沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚，你就應(yīng)該主動問;“請問您是哪位價 我能為您做什么?您找哪位?”但是，人們習(xí)慣性的做法是，拿起電話聽筒后便會向?qū)Ψ奖P問：“喂：哪位”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠(yuǎn)，缺少人情昧。接起電話。拿起聽筒后應(yīng)首先自我介紹：：“您好，我是某某某”
三、非常規(guī)電話的處理
如果接到打錯的電話，不要發(fā)怒更不能出口傷人，正確做法是簡短向?qū)Ψ秸f明情況后掛斷電話。有時候接起電話，問候多聲卻聽不見對方說話，這時絕對不可以不外青紅皂白，認(rèn)為是惡意騷擾電話而破門大罵。因?yàn)�，這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音，但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級，聽到你在這端破口大罵，會造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話，應(yīng)簡短而嚴(yán)歷地批評對方。不必長篇大淪，更不應(yīng)該說臟話;如果問題嚴(yán)重，可以考慮報警解決。
四、分清主次
1.接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。
2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，并求諾稍后再聯(lián)系。
3.接聽電話時如果有別的電話打進(jìn)來，千萬不要不理睬，因?yàn)楹芸赡苁羌笔��？烧埱笳谕ㄔ挼囊环缴缘绕�，并對其講明原因，然后立即去接另一個電話，問清情況后先訪對方稍候，或晚會兒再打進(jìn)來，之后再繼續(xù)和前者通話。
4.不能因?yàn)閳D清凈隨便撥下電話線。
五、規(guī)范地代接電話
代別人接電話時。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人，所為何事，但不要詢問對方和所找人的關(guān)系。
1.尊重別人隱私。代接電話時，忌遠(yuǎn)遠(yuǎn)地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴(kuò)散對方托你轉(zhuǎn)達(dá)的事情。
2.記憶準(zhǔn)確要點(diǎn)：如果對方要找的人不在，應(yīng)先詢問對方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。如對方有此意愿，應(yīng)照辦。最好用筆記下對方要求轉(zhuǎn)達(dá)的具體內(nèi)容，如對方姓名、單位、電話、通話要點(diǎn)等，以免事后忘記，對方講完后，應(yīng)再與其驗(yàn)證一遍，避免不必要的遺漏。
3.及時傳達(dá)內(nèi)容。代接電話時，要先弄清對方要找誰，如果對方不愿問答自已是誰，也不要勉強(qiáng)。如果對方要找的人不在，要如實(shí)相告，然后再詢問對方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時間把對方想要傳達(dá)的內(nèi)容傳達(dá)到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，托他人轉(zhuǎn)告。
六、錄音電話
1.留言制作要規(guī)范。留言內(nèi)容一般包括這么幾項(xiàng)：問候語、機(jī)主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。
2.如非很必要，盡量少使用錄音電話，要及時處理錄音電話上打進(jìn)來的電話。
辦公室電話接待須知
文明應(yīng)答
對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應(yīng)該主動問：“請問您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”當(dāng)對方說明要找的人后，應(yīng)說“請稍等”，然后找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向?qū)Ψ浇忉尣⑻岢鼋ㄗh，以免浪費(fèi)對方時間，如“王先生現(xiàn)在正忙，您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋并提出建議，如“王先生不在(不在的原因)，我能幫您什么忙嗎?”
認(rèn)真傾聽
在接電話的過程中，應(yīng)避免打斷對方的講話，可視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂，致歉后再請求對方重復(fù)。對重要的內(nèi)容應(yīng)記錄，并請求對方重復(fù)確保無誤。在電話交談結(jié)束時，應(yīng)謙恭地問一下對方：“請問您還有什么事情嗎?”當(dāng)確認(rèn)對方已經(jīng)講完之后，方可結(jié)束通話。掛電話時，切忌沒有致結(jié)束語就掛機(jī)或是掛機(jī)動作突然、用力過大，使對方產(chǎn)生誤解。
接聽細(xì)節(jié)
從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規(guī)范，不可疏漏任何一個環(huán)節(jié)。接聽電話時，應(yīng)注意嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細(xì)傾聽對方的講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼著香煙、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當(dāng)對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。
聲音親切
拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現(xiàn)在臉上，它也會藏在聲音里。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑;你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調(diào)和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中。
做好記錄
電話接聽記錄是辦公室工作的重要文檔資料，是領(lǐng)導(dǎo)安排工作、調(diào)度工作、上情下達(dá)、檢查督促、界定責(zé)任的重要依據(jù)。辦公室工作人員要養(yǎng)成這樣一種習(xí)慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用信息。如會議通知就要準(zhǔn)確記錄會議名稱、開會時間、地點(diǎn)、座位號及會議要求，并及時將情況報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及參會人員。