檔案管理辦法（通用7篇）
檔案管理辦法 篇1
第一條 為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，使之逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化、系統(tǒng)化的要求，參照國家和上級(jí)主管部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)則。
第二條 檔案管理的種類;根據(jù)國家的規(guī)定要求和勞動(dòng)人事管理的特點(diǎn)，將勞動(dòng)人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個(gè)人檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、文書資料檔案。
第三條 職工個(gè)人檔案主要由記載個(gè)人在歷史各個(gè)時(shí)期表現(xiàn)情況的原始資料，各項(xiàng)工作能力素質(zhì)狀況和有關(guān)背景材料等構(gòu)成。它主要包括職工履歷、社會(huì)關(guān)系、職務(wù)、學(xué)歷、工資變動(dòng)情況、獎(jiǎng)懲記錄等以及各個(gè)時(shí)期的表現(xiàn)鑒定。
第四條 專業(yè)技術(shù)人員(包括工人技師)檔案主要由記載其技術(shù)狀況的原始材料和考核評(píng)聘等有關(guān)的材料構(gòu)成，它主要包括專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)職稱(職務(wù))評(píng)聘申請(qǐng)表、工作總結(jié)、所在單位鑒定、評(píng)審委員會(huì)評(píng)審結(jié)果記錄、聘任或解聘書、高、中、初等級(jí)變化記錄和評(píng)聘工作的有關(guān)資料。
第五條 文書資料檔案主要由記載公司勞動(dòng)人事管理活動(dòng)的主要過程原始材料、各項(xiàng)重要而且常用的勞動(dòng)人事政策規(guī)定的目錄或摘要、勞動(dòng)人事系統(tǒng)各崗位在工作中產(chǎn)生的各類正式文書、各種勞動(dòng)人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表和有關(guān)信息資料構(gòu)成。
第六條 檔案管理的內(nèi)容
一、檔案的建立
1.職工個(gè)人檔案，凡是新進(jìn)公司的職工，勞動(dòng)人事部門應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容為其建立個(gè)人檔案，并按公司檔案管理規(guī)范統(tǒng)一整理分類、編號(hào)。
2.專業(yè)技術(shù)人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評(píng)聘管理部門或崗位提供的職稱(職務(wù))評(píng)聘的有關(guān)資料，按規(guī)定要求進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、歸檔。
3.文書資料檔案。對(duì)文書管理提供的各類文書資料，按設(shè)計(jì)要求進(jìn)行分類、整理、匯編成冊(cè)、編號(hào)歸檔。
二、檔案的日常維護(hù)：檔案的日常維護(hù)主要包括整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目錄、內(nèi)容增刪、訂正、輸入電腦等項(xiàng)內(nèi)容，重點(diǎn)是增刪、訂正、更新。
三、檔案的查詢、借閱：檔案查詢、借閱管理的內(nèi)容主要根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定或公司的管理需要制定查詢、借閱檔案規(guī)定，對(duì)檔案的查閱、借閱實(shí)施管理。
四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個(gè)人檔案和專業(yè)技術(shù)人員檔案傳遞到流向單位。
第七條 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)
一、職工個(gè)人檔案
1、符合國家和上級(jí)主管部門規(guī)定的檔案管理要求。
2、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的提供反映公司專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評(píng)聘情況。
二、文書資料檔案
1、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供勞動(dòng)人事管理方面的文書資料.
2、能夠及時(shí)提供勞動(dòng)人事管理方面的政策規(guī)定的文號(hào)、文件、標(biāo)題或摘要。
第八條 檔案的內(nèi)部管理制度
一、凡新聘職工個(gè)人檔案應(yīng)在報(bào)到后的一個(gè)月內(nèi)完成。
二、專業(yè)技術(shù)人員檔案的建立，應(yīng)在專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評(píng)聘管理部門或崗位移交有關(guān)材料后的一個(gè)月內(nèi)完成。
三、文書資料檔案的建立，首先由文書管理崗位每年二月前將上年度的文書資料交檔案管理崗位，然后由檔案管理崗位在接到后30天內(nèi)完成整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。
四、應(yīng)在有關(guān)崗位提供變更內(nèi)容后的一個(gè)月內(nèi)，對(duì)檔案的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行增刪、修正。
五、檔案的查詢、借閱必須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
六、每年4月前對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行一次檢查。
七、文書資料檔案的分類、目錄編排、編號(hào)由公司行政人事部統(tǒng)一確定。
八、檔案管理崗位應(yīng)及時(shí)為公司各方面提供檔案資料查詢。
第九條 人事檔案查閱、借閱
一、查閱檔案的范圍
1.因干部考察、任免、調(diào)動(dòng)、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等需要查閱本人檔案的。
2.與他人案件有密切關(guān)系，而該人已經(jīng)死亡或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閱其檔案取得證明材料的;
3.因某種特殊情況需要查閱本人檔案的;
4.編寫公司史、地方志、撰寫人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經(jīng)死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱。
二、借用檔案的范圍
1.領(lǐng)導(dǎo)因?qū)徟殑?wù)任免、出國、晉升和享受待遇考察了解等需要借用有關(guān)人員的檔案;
2.商調(diào)職工需要，將檔案寄送接受部門(分支機(jī)構(gòu))審查;
3.本部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因?qū)τ谡螌彶椤⒖疾�、考核需要詳盡研究而暫時(shí)借用。
三、出具證明材料的范圍：出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的范圍，將人事檔案中的有關(guān)材料內(nèi)容摘抄或復(fù)制成單項(xiàng)的材料，用以證明該人員的有關(guān)情況。這種方式一般只限于審批案件、出國留學(xué)所必須提供的證據(jù)、證件等。凡因入團(tuán)、入黨、入學(xué)、參軍、提干、出國等進(jìn)行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時(shí)，一般不能查閱檔案，可由干部所在單位提供證明材料。
四、查閱、借用檔案辦理程序
1.借閱經(jīng)理級(jí)以上干部檔案欲申請(qǐng)人填寫《查閱、借用檔案審批表》，經(jīng)借閱檔單位蓋章和負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批;
2.借閱經(jīng)理級(jí)以下人員的檔案，經(jīng)申請(qǐng)人所在部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政人事部審核，方可調(diào)出檔案。
五、查閱、借用檔案的注意事項(xiàng)
1.查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時(shí)不準(zhǔn)邊閱邊議檔案內(nèi)容，更不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。
2.查閱檔案時(shí)不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損;
3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印檔案材料，摘抄復(fù)制的材料應(yīng)辦理登記手續(xù)并負(fù)責(zé)保管好，不得給無關(guān)人員閱看，用完必須自行銷毀;
4.查閱檔案需到檔案室進(jìn)行，原則上不得帶走;特殊情況需借出的，必須在當(dāng)日歸還。
5.借用的檔案，必須保證絕對(duì)安全，要嚴(yán)格保密，妥善保存，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)交無關(guān)人員和本人翻閱，用完及時(shí)歸還。
檔案管理辦法 篇2
第一條 目的：為了檔案材料有效使用，檔案保管科學(xué)有序，特制定本制度。
第二條 人事檔案保管制度原則
1、 保密原則;
2、 保護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞;
3、 及時(shí)補(bǔ)充入檔材料，保證檔案材料的連續(xù)性、完整性;
4、 合理有效的使用檔案，使其發(fā)揮作用。
第三條 人事檔案保密
1、 人事檔案設(shè)立專人負(fù)責(zé)保管，責(zé)任到人，并齊備必要的存檔設(shè)備;
2、 人力資源部在使用或補(bǔ)充各種檔案時(shí)應(yīng)遵守保密制度，禁止無關(guān) 人員對(duì)資料的接觸。
3、 任何人包括公司領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)，無特殊原因，不得隨意查調(diào)個(gè)人檔案。
4、 查閱檔案時(shí)由人力資源部專人監(jiān)督，保證檔案不被破壞與丟失。
5、 不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
第四條 檔案接收：
1、 檢查轉(zhuǎn)來的檔案手續(xù)是否齊全符合規(guī)定;
2、 在檔案底賬上注明接收檔案;
3、 填寫《回執(zhí)單》，退回原單位;
4、 把檔案放置檔案室內(nèi)保存，并編號(hào)登記。
第五條 檔案轉(zhuǎn)出
1、 取出要轉(zhuǎn)走的檔案;
2、 在檔案底賬上注銷;
3、 填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
4、 最后按發(fā)文要求包裝密封;
5、 接收檔案單位將收到檔案的回執(zhí)退回。
第六條 檔案保護(hù)
1、 檔案室備有必要的防火、防潮器材;
2、 檔案室保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品;
3、 無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室;
4、 離開時(shí)關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門保證安全。
第七條 新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，并按以下流程進(jìn)行操作。
1、 對(duì)材料進(jìn)行鑒別是否符合歸檔要求;
2、 按材料分類確定其相應(yīng)位置補(bǔ)填檔案目錄;
3、 將材料放入檔案內(nèi)。
第八條 檢查核對(duì)
檢查核對(duì)是保證人事檔案完整安全的重要手段。一般要定期進(jìn)行核查，核查的內(nèi)容是多方面的既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看是否完整或有無霉?fàn)�、蟲蛀等;也包括對(duì)檔案保管的環(huán)境檢查。
第九條 統(tǒng)計(jì)匯報(bào)
1、 人事檔案數(shù)量;
2、 人事檔案材料收集補(bǔ)充情況;
3、 人事檔案整理情況;
4、 人事檔案保管情況;
5、 人事檔案使用情況;
6、 檔案室設(shè)備。
第十條 人事檔案的使用權(quán)限
1、 法制部門調(diào)查。
2、 員工本人入黨、出國等。
3、 檔案管理員對(duì)檔案的維護(hù)。
4、 公司因調(diào)查需要調(diào)用檔案。
第十一條 人事檔案使用方式
1、 借出使用：法制部門查案調(diào)檔或其它特殊情況。
2、 出具證明材料：一般是入黨、提升、招工、出國等。
3、 在檔案室查閱：防止泄密和丟失。
第十二條 檔案查閱手續(xù)
1、 由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱對(duì)象、目的、理由、查閱人的概況等情況。
2、 其次，查閱單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。
3、 最后，由人事檔案管理部門審核批準(zhǔn)進(jìn)行查閱。
第十三條 外借手續(xù)
1、 在附合查閱手續(xù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行借檔登記。
2、 有關(guān)單位開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并蓋公章。
3、 人力資源部按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合使用者的要求，提供證明材料。
4、 證明材料由人力資源部審閱，蓋章，登記、發(fā)出。
第十四條 離職員工限期在一個(gè)月內(nèi)將檔案手續(xù)辦理完畢，如不辦
理，人力資源部將于離職下月起開始收取檔案保管費(fèi)，標(biāo)準(zhǔn)為每月20元。
第十五條
行。
第十六條
本制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過，自頒布之日起執(zhí)本制度解釋權(quán)在人力資源部。
檔案管理辦法 篇3
第一條 為了規(guī)范人事檔案的管理和利用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制訂本制度。
第二條 集團(tuán)公司員工檔案實(shí)行分級(jí)管理
由集團(tuán)公司人力資源中心引進(jìn)的員工的檔案一律由集團(tuán)人力資源中心統(tǒng)一管理。
(一)原始檔案：員工入司時(shí)隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料，員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。
(二)新建檔案：員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料。
(三)電子檔案：員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號(hào)、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷、崗位、職務(wù)、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。
經(jīng)集團(tuán)人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司引進(jìn)的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。
第三條 人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導(dǎo)，該公司、部門人事負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)操作和管理，并對(duì)檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。集團(tuán)公司人力資源中心全權(quán)負(fù)責(zé)對(duì)各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。
二、人事檔案的建立
第四條 新建人事檔案收集范圍
由人力資源部門直接形成的材料：
(一)各種履歷表、登記表、面試評(píng)價(jià)表、個(gè)人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括：報(bào)名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、肝功能、乙肝兩對(duì)半和胸透檢驗(yàn)單(要求員工在進(jìn)公司之前須到公司指定的醫(yī)院進(jìn)行體檢，且出具的體檢證明須真實(shí)有效)等材料。
(二)職務(wù)任免申請(qǐng)表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱(學(xué)位等)審批材料。
(三)工資調(diào)整審批表。
(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。
(五)考核、考勤或其它類材料。
(六)有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績、學(xué)歷情況等材料。
(七)各種處分、處罰材料和通報(bào)批評(píng)等材料。
(八)有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。
(九)各種重要的個(gè)人申請(qǐng)、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險(xiǎn)等材料。
(十)各種崗位責(zé)任書、競聘、施政方案等。
通過其它渠道形成的材料：
(一)各類組織成員或代表以及各種先進(jìn)模范或受獎(jiǎng)勵(lì)材料。
(二)參加各級(jí)人大或各類協(xié)會(huì)代表大會(huì)材料。
(三)業(yè)務(wù)考績材料、技術(shù)方面的貢獻(xiàn)材料及各項(xiàng)論文著作篇目等。
(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。
(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。
(六)在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。
(七)在部隊(duì)或?qū)W校等機(jī)關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。
(八)重要的社會(huì)關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。
(九)對(duì)違紀(jì)、違法事件的申訴、申報(bào)以及處理情況記錄等。
第五條 人事檔案歸檔材料要求
歸檔材料應(yīng)具備的條件：
(一)必須是已經(jīng)處理完畢，而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。
(二)材料必須以個(gè)人為對(duì)象。對(duì)反映多人有關(guān)情況的材料，應(yīng)當(dāng)分別制成以個(gè)人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個(gè)人檔案。
(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標(biāo)記，如個(gè)人簽字或加蓋個(gè)人印章、單位公章等;對(duì)屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料，應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)齊，并在辦理完備后再行歸檔。
(四)檔案內(nèi)容必須實(shí)事求是，不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報(bào)告文學(xué)、個(gè)人回憶錄都不得歸檔。
(五)檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整，對(duì)頭尾不清、來源時(shí)間不明的材料，要盡可能查清注明;涉及個(gè)人重大問題的材料，如需查清，應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后，方能歸檔。確定材料能否歸檔時(shí)，應(yīng)針對(duì)具體問題具體分析，不能一概而論;同時(shí)，還應(yīng)對(duì)檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記，并有計(jì)劃地進(jìn)行收集補(bǔ)充。
應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料：
(一)經(jīng)過鑒別，凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料，應(yīng)填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。
(二)接收單位清點(diǎn)核對(duì)后，應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。
(三)凡屬退還本人的材料、證章等，應(yīng)開列詳細(xì)清單，證明材料(物品)名稱及份(件)數(shù)，經(jīng)批準(zhǔn)后退還本人，并由本人在接收人處簽字或加蓋個(gè)人印章。
(四)對(duì)不直接退還本人的材料，可經(jīng)批準(zhǔn)后給予銷毀，并應(yīng)對(duì)其本人說明。
(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù)，任何個(gè)人都不得擅自銷毀。
第六條 人事檔案的整理要求：
(一)應(yīng)遵循完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的原則。
(二)應(yīng)做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致。
(四)材料增減時(shí)應(yīng)進(jìn)行重新整理。
(五)人事檔案原件作為正本，對(duì)于機(jī)密性較高的人事檔案，可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。
第七條 人事檔案的建立
(一)集團(tuán)公司總部新進(jìn)員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料，并對(duì)于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時(shí)予以補(bǔ)充完善。
(二)集團(tuán)公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求，經(jīng)該公司人事負(fù)責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊(cè)上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。
(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案，并對(duì)員工在職期間相關(guān)個(gè)人信息資料(身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。
第八條 人事檔案的編號(hào)
(一)人事檔案編號(hào)構(gòu)成：檔案代碼+四位數(shù)字，按順序編號(hào)。
(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個(gè)字的漢語拼音第一個(gè)字母(大寫)，如采購管理中心，其人事檔案編號(hào)為CGG。
(三)員工辭職后的檔案編號(hào)繼續(xù)保留，不重復(fù)使用。
(四)同一部門員工的檔案要求放在一起，每10名員工的人事檔案存放在同一個(gè)檔案袋內(nèi)，調(diào)動(dòng)或辭職抽出后不添加新的員工檔案，若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應(yīng)該在檔案袋上予以標(biāo)明。
第九條 人事檔案建立的具體程序
(一)集團(tuán)人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。
(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。
(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容。
(四)將新的材料存入檔案。
第十條 員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。
(一)大學(xué)生、聘用人員、科級(jí)(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料，由所在公司、部門每半年整理一次，后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次，統(tǒng)一交集團(tuán)公司人力資源中心存檔。
(二)其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理，并要求歸檔。
三、 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第十一條 人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序
(一)人事負(fù)責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。
(二)在檔案袋的人員編號(hào)及姓名后注明抽出的時(shí)間、原因(調(diào)動(dòng)、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點(diǎn)。
(三)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。
(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起，并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。
(五)收檔公司、部門在收到檔案，核對(duì)無誤后，必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章，且及時(shí)反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門。
第十二條 人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴(yán)禁私自拆封偷閱檔案。
第十三條 員工晉升科級(jí)(含)以上級(jí)別，轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團(tuán)公司人力資源中心;科級(jí)管理干部被免職后，其檔案材料由集團(tuán)公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。
第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出，裝訂成冊(cè)存檔，并妥善保管二年。銷毀時(shí)須填寫《檔案銷毀申請(qǐng)單》，經(jīng)集團(tuán)公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷毀。
四、人事檔案的查詢、借閱
第十五條 檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理
(一)檔案的查詢應(yīng)先申請(qǐng)，說明查詢的對(duì)象、理由和范圍，所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。
(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長，需辦理續(xù)借手續(xù)。
(三)各公司、部門、個(gè)人需要出具人事檔案證明材料，由所在公司、部門開具介紹信，說明理由，再由集團(tuán)公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。
(四)人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進(jìn)行。
五、人事檔案的保管
第十六條 人事檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密的原則。
第十七條 人事檔案管理必須由專人負(fù)責(zé)，定期檢查核對(duì)，確保檔案完整、準(zhǔn)確。
第十八條 人事檔案存放必須配備專門設(shè)備，不得與其它檔案混放一起。
第十九條 人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。
第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
六、考核辦法
第二十一條 凡出現(xiàn)以下情況，將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人績效獎(jiǎng)金20-50元/次：
(一)人事檔案不全的。
(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。
(三)不遵守人事檔案保密制度的。
(四)不履行正當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。
(五)不按規(guī)定銷毀人事檔案的。
公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密;同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等)，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借;非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
檔案管理辦法 篇4
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密;同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等)，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借;非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
人力資源部
檔案管理辦法 篇5
第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。
第二條 員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條 員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門保存。對(duì)國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第四條 人事檔案管理員的職責(zé)
(一)、保管員工檔案;
(二)、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
(四)、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況;
(五)、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況;
(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;
(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;
(八)、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。
第五條 人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔
(一)、本人歷年填寫的個(gè)人簡歷、履歷、登記表;
(二)、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長歷史等自傳材料;
(三)、本人自我鑒定，組織鑒定材料;對(duì)員工的考察、考核、評(píng)價(jià)材料;
(四)、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料;
(五)、員工參入黨、團(tuán)材料;
(六)、獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù))及各種先進(jìn)事跡材料;
(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;
(八)、處分、取消處分的材料;
(九)、任免、工資、職稱等材料;
(十)、學(xué)歷和評(píng)定的技能等材料;
(十一)、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。
第六條 人事檔案材料的分類嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。
二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊(cè)。
六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。
八、檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
第八條 人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門出具證明，由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。
三、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。
七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。
九、員工調(diào)動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
十一、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。
第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。
第十條 本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條 本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
檔案管理辦法 篇6
為加強(qiáng)校研究生會(huì)辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條 各部門平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。
第二條 各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對(duì)各部門文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會(huì)議文件，文件匯編，簿、冊(cè)、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。
第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。
第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級(jí)別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對(duì)的年度分開。
2、分級(jí)別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長期、短期三種。
(1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請(qǐng)批文等)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。
(2)長期保存。凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)部門需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為20xx年至50年。
(3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為20xx年以下。
第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。
2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。
3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。
4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團(tuán)名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。
第七條 檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第九條 歸檔時(shí)間。部門應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條 歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)、案卷封面，填寫時(shí)用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室,電網(wǎng)檔案盒。
二、檔案的管理和利用
第十二條 辦公室按照校研究生會(huì)對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。
第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行檔案銷毀。
第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。
第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。
第十六條 借用檔案人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí)，辦公室人員要仔細(xì)檢查,檔案盒，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。
第十七條 辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
第十八條 平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件,干部檔案盒，以便存檔和查閱。
第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。
檔案管理辦法 篇7
第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號(hào))，特制定本辦法。
第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章 體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。
第六條 人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級(jí)員工的人事檔案。
第七條 人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。
第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條 為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條 公司各級(jí)黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條 收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報(bào)請(qǐng)人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
第十二條 人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。お
第四章 人事檔案的管理和利用
第十三條 人事檔案室對(duì)收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排架。人事檔案室對(duì)不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。
第十四條 對(duì)人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊(cè)。每半年檢查核對(duì)一次檔案，做到檔號(hào)與檔案名冊(cè)編號(hào)一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無誤。
第十五條 根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅(jiān)固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。
第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十七條 嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。
第十八條 做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。
第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。
第二十條 對(duì)人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十一條 人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。
第二十二條 如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個(gè)月未見對(duì)方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。
第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個(gè)月。
第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。
第二十五條 公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案室，以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表)，任免呈報(bào)表(包括上報(bào)的考察材料)，鑒定、民主評(píng)議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)參加革命工作時(shí)間等過程中形成的個(gè)人申請(qǐng)表，組織審查報(bào)告，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，民主評(píng)議黨員工作中形成的組織意見。民主評(píng)議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見;入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級(jí)的材料。
14、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書，學(xué)習(xí)鑒定材料。
16、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。
17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評(píng)定表。
18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。