辦公室檔案管理辦法（通用6篇）

辦公室檔案管理辦法 篇1

　　為加強(qiáng)校研究生會(huì)辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度。

　　一、立卷、歸檔

　　第一條 各部門平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。

　　第二條 各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對(duì)各部門文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

　　第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會(huì)議文件，文件匯編，簿、冊(cè)、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。

　　第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。

　　第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級(jí)別、分問(wèn)題、分保管期限的方法立卷。

　　1、分年度。將文件按其形成或針對(duì)的年度分開。

　　2、分級(jí)別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

　　3、分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開。

　　4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開。

　　5、保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

　　(1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請(qǐng)批文等)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

　　(2)長(zhǎng)期保存。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)部門需要查考的文件，劃為長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保存為20xx年至50年。

　　(3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為20xx年以下。

　　第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

　　2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

　　3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

　　4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團(tuán)名稱組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

　　第七條 檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

　　第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

　　第九條 歸檔時(shí)間。部門應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

　　第十條 歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：

　　1、歸檔文件齊全、完整。

　　2、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁(yè)號(hào)、案卷封面，填寫時(shí)用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

　　3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

　　第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室,電網(wǎng)檔案盒。

　　二、檔案的管理和利用

　　第十二條 辦公室按照校研究生會(huì)對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

　　第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行檔案銷毀。

　　第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。

　　第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

　　第十六條 借用檔案人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí)，辦公室人員要仔細(xì)檢查,檔案盒，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。

　　第十七條 辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

　　第十八條 平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件,干部檔案盒，以便存檔和查閱。

　　第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。

辦公室檔案管理辦法 篇2

　　第一條 為了加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理的規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條 標(biāo)準(zhǔn)檔案系指在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程中，直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等)。

　　標(biāo)準(zhǔn)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分。

　　第三條 標(biāo)準(zhǔn)的制定部門和單位應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作制度，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。有計(jì)劃地采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　第四條 標(biāo)準(zhǔn)檔案按保管期限，分為永久的和長(zhǎng)期的兩種。

　　下列文件材料需要永久保管：

　　(一)上級(jí)下達(dá)任務(wù)的文件;

　　(二)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿;

　　(三)標(biāo)準(zhǔn)編制說(shuō)明及其附件;

　　(四)意見匯總處理表;

　　(五)標(biāo)準(zhǔn)審查會(huì)議紀(jì)要或函審結(jié)論;

　　(六)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批公文;

　　(七)標(biāo)準(zhǔn)申報(bào)單;

　　(八)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布本;

　　(九)標(biāo)準(zhǔn)正式出版本;

　　(十)標(biāo)準(zhǔn)修改通知單及其附件;

　　(十一)標(biāo)準(zhǔn)作廢通知單。

　　下列文件材料需要長(zhǎng)期保管：

　　(一)論證報(bào)告;

　　(二)調(diào)研報(bào)告;

　　(三)試驗(yàn)驗(yàn)證報(bào)告;

　　(四)標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿(最后一稿);

　　(五)標(biāo)準(zhǔn)送審稿;

　　(六)等同、等效采用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);

　　(七)標(biāo)樣。

　　第五條 永久保管的，按國(guó)家檔案管理部門的規(guī)定辦理;長(zhǎng)期保管的，應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)行的和最近兩次修訂的標(biāo)準(zhǔn)的檔案。屬長(zhǎng)期保管的廢止標(biāo)準(zhǔn)檔案，繼續(xù)保管十年。標(biāo)樣在保管期限內(nèi)已經(jīng)失效的，按保管到期的規(guī)定處理。

　　第六條 國(guó)務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檔案。工程建設(shè)、藥品、食品衛(wèi)生、獸藥和環(huán)境保護(hù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檔案，分別由國(guó)務(wù)院工程建設(shè)主管部門、衛(wèi)生主管部門、農(nóng)業(yè)主管部門、環(huán)境保護(hù)主管部門負(fù)責(zé)管理。

　　國(guó)務(wù)院行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸口部門負(fù)責(zé)管理其主管范圍內(nèi)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。

　　省、自治區(qū)、直轄市標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理本行政區(qū)域內(nèi)的地方標(biāo)準(zhǔn)檔案。

　　企業(yè)單位負(fù)責(zé)管理本單位的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。

　　第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員，具體負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作。其職責(zé)：

　　(一)收集、整理、立卷、歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用標(biāo)準(zhǔn)檔案;

　　(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;

　　(三)負(fù)責(zé)組織和承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)檔案的鑒定和銷毀;

　　(四)監(jiān)督檢查標(biāo)準(zhǔn)檔案的修改、補(bǔ)充和復(fù)制;

　　(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標(biāo)準(zhǔn)檔案的移交手續(xù);

　　(六)認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度。

　　第八條 標(biāo)準(zhǔn)檔案由標(biāo)準(zhǔn)起草單位負(fù)責(zé)收集有關(guān)材料并加以整理，向相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門或單位負(fù)責(zé)提供。

　　第九條 標(biāo)準(zhǔn)起草單位、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)秘書單位或標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)歸口單位以及參與制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)的其他單位，在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)工作中所積累的標(biāo)準(zhǔn)文件材料，交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)按長(zhǎng)期保管的要求管理。

　　第十條 標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料，除標(biāo)準(zhǔn)正式文本外，在標(biāo)準(zhǔn)審批、發(fā)布后三個(gè)月內(nèi)，由審批部門或單位的主辦人員按規(guī)定向檔案管理機(jī)構(gòu)一次歸檔。標(biāo)準(zhǔn)正式文本出版后，及時(shí)補(bǔ)充歸檔。

　　第十一條 標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)整理，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員負(fù)責(zé)立卷、登記、上架。

　　標(biāo)準(zhǔn)文件材料歸檔時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)檢查、核對(duì);對(duì)不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補(bǔ)充、更正。

　　第十二條 標(biāo)準(zhǔn)更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時(shí)歸檔。

　　第十三條 標(biāo)準(zhǔn)文件材料的立卷、歸檔，按“GB/T11182-89科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求”執(zhí)行，并應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

　　(一)各類標(biāo)準(zhǔn)文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。

　　(二)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)文件材料是原稿或打印稿、復(fù)印稿。

　　(三)永久保管和長(zhǎng)期保管的標(biāo)準(zhǔn)檔案分別裝訂立卷。

　　(四)標(biāo)準(zhǔn)文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折疊;小于A4的，粘貼在A4幅面的紙上，并留出裝訂線。

　　第十四條 保管標(biāo)準(zhǔn)檔案，應(yīng)當(dāng)有檔案柜和庫(kù)房，并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。

　　第十五條 保管標(biāo)準(zhǔn)檔案，要建立定期檢查制度一般每?jī)赡隀z查一次，如有破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

　　第十六條 管理標(biāo)準(zhǔn)檔案的機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案借閱制度。

　　標(biāo)準(zhǔn)檔案一般不外借。特殊情況需要外借時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。

　　第十七條 任何個(gè)人不得將標(biāo)準(zhǔn)檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　第十八條 對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案的保存價(jià)值，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作在有單位主管領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)化人員和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員參加下進(jìn)行。

　　對(duì)已經(jīng)超過(guò)保管期、失去保存價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)檔案，應(yīng)當(dāng)編造清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后銷毀，并注明銷毀時(shí)間和處所，由監(jiān)銷人員簽字后，將清冊(cè)歸檔。

　　第十九條 對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案工作做出顯著成績(jī)的人員，應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，按《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第二十七條規(guī)定執(zhí)行。

　　違反有關(guān)檔案管理規(guī)定，給標(biāo)準(zhǔn)檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規(guī)定處理。

　　第二十條 本辦法由國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

辦公室檔案管理辦法 篇3

　　1.文書檔案管理。文書檔案包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來(lái)文、學(xué)校發(fā)文，包括各種通知、決定、批復(fù)、下達(dá)的計(jì)劃等;本館制定的規(guī)章制度、規(guī)則、細(xì)則、辦法、公約等，對(duì)此類檔案資料的管理做到：

　　1)凡應(yīng)歸檔的資料、文件，應(yīng)在工作告一段落后，及時(shí)整理原始資料分類歸檔。

　　2)對(duì)上級(jí)下發(fā)的有關(guān)文件，館領(lǐng)導(dǎo)閱后，及時(shí)收回歸檔并做好登記，存放辦公室備查。

　　3)對(duì)所保管的文件，應(yīng)定期清點(diǎn)，凡與本館有關(guān)的備查文件原件歸檔，副件保留。

　　4)年底按檔案類別整理、裝訂成冊(cè)，建立目錄，存放辦公室備查。

　　2.業(yè)務(wù)檔案的管理。業(yè)務(wù)檔案包括日常業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計(jì)、工作計(jì)劃、專題規(guī)劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)報(bào)表、文獻(xiàn)采購(gòu)留存、館長(zhǎng)辦公會(huì)及館務(wù)會(huì)議紀(jì)要、圖書館大事等。對(duì)此類檔案資料的管理應(yīng)做到：

　　1)各部室做好工作統(tǒng)計(jì)，每月上報(bào)辦公室歸檔。

　　2)業(yè)務(wù)報(bào)表，要留底歸檔存查。

　　3)工作計(jì)劃、專題規(guī)劃、工作總結(jié)、采購(gòu)留存、館長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要等，要及時(shí)分類歸檔。

　　4)年底按業(yè)務(wù)類別整理、裝訂成冊(cè)，建立目錄，存放辦公室備查。

　　3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書館職工的基本情況、科研情況、考核、獎(jiǎng)勵(lì)情況、先進(jìn)模范典型材料等。對(duì)此類檔案的管理做到：

　　1)掌握本館職工的學(xué)歷、專業(yè)、年齡、業(yè)務(wù)、職稱、工作履歷等基本情況，對(duì)調(diào)入、調(diào)出及離退休人員及時(shí)填寫登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。

　　2)及時(shí)準(zhǔn)確記錄本館各業(yè)務(wù)部門人員的調(diào)動(dòng)情況及知識(shí)結(jié)構(gòu)，年齡層次、職稱結(jié)構(gòu)情況。

　　3)及時(shí)做好職工的考勤、考核、獎(jiǎng)勵(lì)與處分情況的記錄，要?dú)w檔存留備查。

辦公室檔案管理辦法 篇4

　　第一條 目的：為了檔案材料有效使用，檔案保管科學(xué)有序，特制定本制度。

　　第二條 人事檔案保管制度原則

　　1、 保密原則;

　　2、 保護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞;

　　3、 及時(shí)補(bǔ)充入檔材料，保證檔案材料的連續(xù)性、完整性;

　　4、 合理有效的使用檔案，使其發(fā)揮作用。

　　第三條 人事檔案保密

　　1、 人事檔案設(shè)立專人負(fù)責(zé)保管，責(zé)任到人，并齊備必要的存檔設(shè)備;

　　2、 人力資源部在使用或補(bǔ)充各種檔案時(shí)應(yīng)遵守保密制度，禁止無(wú)關(guān) 人員對(duì)資料的接觸。

　　3、 任何人包括公司領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)，無(wú)特殊原因，不得隨意查調(diào)個(gè)人檔案。

　　4、 查閱檔案時(shí)由人力資源部專人監(jiān)督，保證檔案不被破壞與丟失。

　　5、 不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

　　第四條 檔案接收：

　　1、 檢查轉(zhuǎn)來(lái)的檔案手續(xù)是否齊全符合規(guī)定;

　　2、 在檔案底賬上注明接收檔案;

　　3、 填寫《回執(zhí)單》，退回原單位;

　　4、 把檔案放置檔案室內(nèi)保存，并編號(hào)登記。

　　第五條 檔案轉(zhuǎn)出

　　1、 取出要轉(zhuǎn)走的檔案;

　　2、 在檔案底賬上注銷;

　　3、 填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;

　　4、 最后按發(fā)文要求包裝密封;

　　5、 接收檔案單位將收到檔案的回執(zhí)退回。

　　第六條 檔案保護(hù)

　　1、 檔案室備有必要的防火、防潮器材;

　　2、 檔案室保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品;

　　3、 無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室;

　　4、 離開時(shí)關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門保證安全。

　　第七條 新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，并按以下流程進(jìn)行操作。

　　1、 對(duì)材料進(jìn)行鑒別是否符合歸檔要求;

　　2、 按材料分類確定其相應(yīng)位置補(bǔ)填檔案目錄;

　　3、 將材料放入檔案內(nèi)。

　　第八條 檢查核對(duì)

　　檢查核對(duì)是保證人事檔案完整安全的重要手段。一般要定期進(jìn)行核查，核查的內(nèi)容是多方面的既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看是否完整或有無(wú)霉?fàn)�、蟲蛀等;也包括對(duì)檔案保管的環(huán)境檢查。

　　第九條 統(tǒng)計(jì)匯報(bào)

　　1、 人事檔案數(shù)量;

　　2、 人事檔案材料收集補(bǔ)充情況;

　　3、 人事檔案整理情況;

　　4、 人事檔案保管情況;

　　5、 人事檔案使用情況;

　　6、 檔案室設(shè)備。

　　第十條 人事檔案的使用權(quán)限

　　1、 法制部門調(diào)查。

　　2、 員工本人入黨、出國(guó)等。

　　3、 檔案管理員對(duì)檔案的維護(hù)。

　　4、 公司因調(diào)查需要調(diào)用檔案。

　　第十一條 人事檔案使用方式

　　1、 借出使用：法制部門查案調(diào)檔或其它特殊情況。

　　2、 出具證明材料：一般是入黨、提升、招工、出國(guó)等。

　　3、 在檔案室查閱：防止泄密和丟失。

　　第十二條 檔案查閱手續(xù)

　　1、 由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱對(duì)象、目的、理由、查閱人的概況等情況。

　　2、 其次，查閱單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

　　3、 最后，由人事檔案管理部門審核批準(zhǔn)進(jìn)行查閱。

　　第十三條 外借手續(xù)

　　1、 在附合查閱手續(xù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行借檔登記。

　　2、 有關(guān)單位開具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并蓋公章。

　　3、 人力資源部按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合使用者的要求，提供證明材料。

　　4、 證明材料由人力資源部審閱，蓋章，登記、發(fā)出。

　　第十四條 離職員工限期在一個(gè)月內(nèi)將檔案手續(xù)辦理完畢，如不辦

　　理，人力資源部將于離職下月起開始收取檔案保管費(fèi)，標(biāo)準(zhǔn)為每月20元。

　　第十五條

　　行。

　　第十六條

　　本制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過(guò)，自頒布之日起執(zhí)本制度解釋權(quán)在人力資源部。

辦公室檔案管理辦法 篇5

　　第一條為加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理，特制定本管理辦法。

　　第二條企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案包括:會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告、查賬報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度以及與經(jīng)營(yíng)管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其它重要文件，如合同、章程、董事會(huì)計(jì)等各種會(huì)計(jì)資料。

　　第三條會(huì)計(jì)檔案的保存。

　　財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保存會(huì)計(jì)檔案，定期將財(cái)務(wù)部歸檔的會(huì)計(jì)資料，按順序立卷登記有效。

　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見附表。

　　會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)，報(bào)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。由會(huì)計(jì)檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，銷毀時(shí)應(yīng)由審計(jì)部和財(cái)務(wù)部有關(guān)人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。

　　第四條會(huì)計(jì)檔案的借用。

　　財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫(kù)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。

　　集團(tuán)內(nèi)各單位若因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

　　外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔人的工作單位、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱理由。

　　會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)制時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并限期歸還。

　　第五條由于會(huì)計(jì)人員的變動(dòng)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等，會(huì)計(jì)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí)，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　第六條本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業(yè)。

　　會(huì)計(jì)檔案保管期限

　　檔案名稱

　　(一)會(huì)計(jì)憑證類

　　1、原始憑證、記賬憑證20xx年

　　其中:涉及外來(lái)和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)憑證永久

　　2、銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年

　　(二)會(huì)計(jì)賬簿類:

　　1、日記賬20xx年

　　其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬20xx年

　　2、明細(xì)賬、總賬、輔助賬20xx年

　　3、涉及外來(lái)和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)賬簿永久

　　(三)會(huì)計(jì)報(bào)表類:

　　1、主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表3年

　　2、月、季度會(huì)報(bào)表20xx年

　　3、年度會(huì)計(jì)報(bào)表永久

　　(四)其它類:

　　1、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)20xx年

　　2、財(cái)務(wù)成本計(jì)劃3年

　　3、主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議永久

辦公室檔案管理辦法 篇6

　　第一條 為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，使之逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化、系統(tǒng)化的要求，參照國(guó)家和上級(jí)主管部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)則。

　　第二條 檔案管理的種類;根據(jù)國(guó)家的規(guī)定要求和勞動(dòng)人事管理的特點(diǎn)，將勞動(dòng)人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個(gè)人檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、文書資料檔案。

　　第三條 職工個(gè)人檔案主要由記載個(gè)人在歷史各個(gè)時(shí)期表現(xiàn)情況的原始資料，各項(xiàng)工作能力素質(zhì)狀況和有關(guān)背景材料等構(gòu)成。它主要包括職工履歷、社會(huì)關(guān)系、職務(wù)、學(xué)歷、工資變動(dòng)情況、獎(jiǎng)懲記錄等以及各個(gè)時(shí)期的表現(xiàn)鑒定。

　　第四條 專業(yè)技術(shù)人員(包括工人技師)檔案主要由記載其技術(shù)狀況的原始材料和考核評(píng)聘等有關(guān)的材料構(gòu)成，它主要包括專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)職稱(職務(wù))評(píng)聘申請(qǐng)表、工作總結(jié)、所在單位鑒定、評(píng)審委員會(huì)評(píng)審結(jié)果記錄、聘任或解聘書、高、中、初等級(jí)變化記錄和評(píng)聘工作的有關(guān)資料。

　　第五條 文書資料檔案主要由記載公司勞動(dòng)人事管理活動(dòng)的主要過(guò)程原始材料、各項(xiàng)重要而且常用的勞動(dòng)人事政策規(guī)定的目錄或摘要、勞動(dòng)人事系統(tǒng)各崗位在工作中產(chǎn)生的各類正式文書、各種勞動(dòng)人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表和有關(guān)信息資料構(gòu)成。

　　第六條 檔案管理的內(nèi)容

　　一、檔案的建立

　　1.職工個(gè)人檔案，凡是新進(jìn)公司的職工，勞動(dòng)人事部門應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容為其建立個(gè)人檔案，并按公司檔案管理規(guī)范統(tǒng)一整理分類、編號(hào)。

　　2.專業(yè)技術(shù)人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評(píng)聘管理部門或崗位提供的職稱(職務(wù))評(píng)聘的有關(guān)資料，按規(guī)定要求進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、歸檔。

　　3.文書資料檔案。對(duì)文書管理提供的各類文書資料，按設(shè)計(jì)要求進(jìn)行分類、整理、匯編成冊(cè)、編號(hào)歸檔。

　　二、檔案的日常維護(hù)：檔案的日常維護(hù)主要包括整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目錄、內(nèi)容增刪、訂正、輸入電腦等項(xiàng)內(nèi)容，重點(diǎn)是增刪、訂正、更新。

　　三、檔案的查詢、借閱：檔案查詢、借閱管理的內(nèi)容主要根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定或公司的管理需要制定查詢、借閱檔案規(guī)定，對(duì)檔案的查閱、借閱實(shí)施管理。

　　四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個(gè)人檔案和專業(yè)技術(shù)人員檔案?jìng)鬟f到流向單位。

　　第七條 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

　　一、職工個(gè)人檔案

　　1、符合國(guó)家和上級(jí)主管部門規(guī)定的檔案管理要求。

　　2、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的提供反映公司專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評(píng)聘情況。

　　二、文書資料檔案

　　1、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供勞動(dòng)人事管理方面的文書資料.

　　2、能夠及時(shí)提供勞動(dòng)人事管理方面的政策規(guī)定的文號(hào)、文件、標(biāo)題或摘要。

　　第八條 檔案的內(nèi)部管理制度

　　一、凡新聘職工個(gè)人檔案應(yīng)在報(bào)到后的一個(gè)月內(nèi)完成。

　　二、專業(yè)技術(shù)人員檔案的建立，應(yīng)在專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評(píng)聘管理部門或崗位移交有關(guān)材料后的一個(gè)月內(nèi)完成。

　　三、文書資料檔案的建立，首先由文書管理崗位每年二月前將上年度的文書資料交檔案管理崗位，然后由檔案管理崗位在接到后30天內(nèi)完成整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。

　　四、應(yīng)在有關(guān)崗位提供變更內(nèi)容后的一個(gè)月內(nèi)，對(duì)檔案的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行增刪、修正。

　　五、檔案的查詢、借閱必須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　六、每年4月前對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行一次檢查。

　　七、文書資料檔案的分類、目錄編排、編號(hào)由公司行政人事部統(tǒng)一確定。

　　八、檔案管理崗位應(yīng)及時(shí)為公司各方面提供檔案資料查詢。

　　第九條 人事檔案查閱、借閱

　　一、查閱檔案的范圍

　　1.因干部考察、任免、調(diào)動(dòng)、政治審查、組織處理、入黨、出國(guó)、福利待遇、治喪等需要查閱本人檔案的。

　　2.與他人案件有密切關(guān)系，而該人已經(jīng)死亡或因病不能口述和書寫，無(wú)法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閱其檔案取得證明材料的;

　　3.因某種特殊情況需要查閱本人檔案的;

　　4.編寫公司史、地方志、撰寫人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經(jīng)死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱。

　　二、借用檔案的范圍

　　1.領(lǐng)導(dǎo)因?qū)徟�職�?wù)任免、出國(guó)、晉升和享受待遇考察了解等需要借用有關(guān)人員的檔案;

　　2.商調(diào)職工需要，將檔案寄送接受部門(分支機(jī)構(gòu))審查;

　　3.本部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因?qū)τ谡�治審查、考察、考核需要詳盡研究而暫時(shí)借用。

　　三、出具證明材料的范圍：出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的范圍，將人事檔案中的有關(guān)材料內(nèi)容摘抄或復(fù)制成單項(xiàng)的材料，用以證明該人員的有關(guān)情況。這種方式一般只限于審批案件、出國(guó)留學(xué)所必須提供的證據(jù)、證件等。凡因入團(tuán)、入黨、入學(xué)、參軍、提干、出國(guó)等進(jìn)行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時(shí)，一般不能查閱檔案，可由干部所在單位提供證明材料。

　　四、查閱、借用檔案辦理程序

　　1.借閱經(jīng)理級(jí)以上干部檔案欲申請(qǐng)人填寫《查閱、借用檔案審批表》，經(jīng)借閱檔單位蓋章和負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批;

　　2.借閱經(jīng)理級(jí)以下人員的檔案，經(jīng)申請(qǐng)人所在部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政人事部審核，方可調(diào)出檔案。

　　五、查閱、借用檔案的注意事項(xiàng)

　　1.查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時(shí)不準(zhǔn)邊閱邊議檔案內(nèi)容，更不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

　　2.查閱檔案時(shí)不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損;

　　3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印檔案材料，摘抄復(fù)制的材料應(yīng)辦理登記手續(xù)并負(fù)責(zé)保管好，不得給無(wú)關(guān)人員閱看，用完必須自行銷毀;

　　4.查閱檔案需到檔案室進(jìn)行，原則上不得帶走;特殊情況需借出的，必須在當(dāng)日歸還。

　　5.借用的檔案，必須保證絕對(duì)安全，要嚴(yán)格保密，妥善保存，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)交無(wú)關(guān)人員和本人翻閱，用完及時(shí)歸還。