檔案建立管理制度（通用3篇）
檔案建立管理制度 篇1
一、管理規(guī)章制度
科學管理、合理量化、健全制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾Ｕ?為了達到高標準的管理目的,我公司已成功導入iso9000質(zhì)量管理標準模式。在接管物業(yè)以后,將嚴格按照質(zhì)量管理體系的標準,實行專業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計74條,其中公眾制度12條,內(nèi)部崗位制度20條,運作管理制度32條,員工培訓考核制度10條。
1.公眾制度
(1)《業(yè)戶手冊》。
(2)《業(yè)主公約》。
(3)《精神文明公約》。
(4)《樓宇使用維護管理規(guī)定》。
(5)《二次裝修管理規(guī)定》。
(6)《二次裝修管理協(xié)議》。
(7)《裝修人員管理規(guī)定》。
(8)《出入物品管理規(guī)定》。
(9)《安全管理規(guī)定》。
(10)《消防管理規(guī)定》。
(11)《清潔衛(wèi)生管理規(guī)定》。
(12)《園林綠化管理規(guī)定》。
2.崗位職責
(1)物業(yè)經(jīng)理崗位職責。
(2)經(jīng)理助理崗位職責。
(3)物業(yè)管理部經(jīng)理崗位職責。
(4)物業(yè)管理文員崗位職責。
(5)物業(yè)管理員崗位職責。
(6)物業(yè)商務管理員崗位職責。
(7)物業(yè)清潔員崗位職責。
(8)工程管理部經(jīng)理崗位職責。
(9)工程技術(shù)員崗位職責。
(10)強電技工崗位職責。
(11)弱電技工崗位職責。
(12)暖通工崗位職責。
(13)維修工崗位職責。
(14)工程文員、資料員、倉管員崗位職責。
(15)安全經(jīng)理崗位職責。
(16)安全管理員崗位職責。
(17)財務經(jīng)理崗位職責。
(18)財務會計崗位職責。
(19)財務出納崗位職責。
(20)財務收費員崗位職責。
3.運作管理制度
(1)《員工手冊》。
(2)《管理人員文明服務準則》。
(3)《員工辦公制度》。
(4)《各部門月工作計劃及總結(jié)制度》。
(5)《物業(yè)管理工作廉潔制度》。
(6)《員工培訓制度》。
(7)《內(nèi)部財務管理制度》。
(8)《檔案資料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申請、購買、領(lǐng)用制度》。
(11)《員工宿舍管理評比制度》。
(12)《接待投訴處理及回訪制度》。
(13)《維修回訪制度》。
(14)《機電設備的編號方法》。
(15)《機電設備的統(tǒng)計制度》。
(16)《配電房管理制度》。
(17)《物業(yè)防火安全檢查制度》。
(18)《大廈應急滅火搶救方案》。
(19)《物業(yè)管理運作流程》。
(20)《業(yè)戶投訴處理程序》。
(21)《業(yè)戶入住工作程序》。
(22)《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。
(23)《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。
(24)《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》。
(25)《物業(yè)資料控制工作程序》。
(26)《公共設施維修、養(yǎng)護工作程序》。
(27)《機電設備維修工作程序》。
(28)《安全管理工作程序》。
(29)《消防應急處理工作程序》。
(30)《園林綠化管理工作程序》。
(31)《清潔管理工作程序》。
(32)《社區(qū)文化開展工作程序》。
4.員工培訓考核制度
(1)《新員工入職培訓制度》。
(2)《在崗員工循環(huán)培訓制度》。
(3)《員工工作考核及獎罰制度》。
(4)《員工崗位責任月考核成績匯總表》。
(5)《經(jīng)理助理崗位月工作考核表》。
(6)《部門經(jīng)理崗位月工作考核表》。
(7)《部門員工崗位月工作考核表》。
(8)《業(yè)戶意見月x統(tǒng)計表》。
(9)《員工違章違紀處理意見申報表》。
(10)《物業(yè)管理工作情況一覽表》。
二、物業(yè)檔案建立與管理
1.資料收集
資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要和服務的角度出發(fā),擴大信息的`收集來源,從時間上來講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。
2.資料分類整理
(1)分辨真?zhèn)巍?/p>
(2)分類排序。
(3)組編檔號。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。
(3)建議盡可能的采用電腦儲存,便于查找調(diào)用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細致;如有破損,應及時修補。
(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質(zhì)的三防'標準。
檔案建立管理制度 篇2
1、本單位安排專人建立氣瓶登記臺賬和檔案，對氣瓶狀況采用“氣瓶動態(tài)管理系統(tǒng)”進行計算機管理;
2、進入電腦管理系統(tǒng)的氣瓶必須技術(shù)資料完整，氣瓶登記臺賬應做到一瓶一卡，內(nèi)容應包括:出廠合格證、質(zhì)量證明書、氣瓶檢驗合格證、氣瓶使用登記證等。
3、氣瓶上應涂敷本單位標志、氣瓶編號和打本單位標志鋼印。
4、本單位氣瓶外表的顏色、字樣和色環(huán)應符合gb7144《氣瓶顏色標志》的規(guī)定，氣瓶的附件應保持完好，如發(fā)現(xiàn)顏色不清、附件損壞的情況必須及時修復。
5、本單位所使用的氣瓶應當委托有資質(zhì)的單位進行定期檢驗，未經(jīng)檢定或檢定不合格的氣瓶不得使用。
6、當氣瓶受到嚴重腐蝕、損傷及其它可能影響到使用安全的情況時，應提前進行檢驗;
7、氣瓶必須專用，不得充裝與氣瓶標志不一致的其它介質(zhì)。
8、氣瓶平時應注意維護和保養(yǎng)，氣瓶放置地點不得靠近熱源和明火，應保證氣瓶瓶體干燥。
9、夏季應防止曝曬，嚴禁敲打、碰撞氣瓶，氣瓶罐裝后，不得對氣瓶進行挖補、焊接修理。
檔案建立管理制度 篇3
村務檔案管理制度
村務檔案是指本村在工作中形成的有保存價值的各種文書、資料、聲像、電子、實物等各種門類和各種載體的歷史記錄。
一、根據(jù)檔案工作業(yè)務的有關(guān)要求，按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，凡本村形成的有保存價值的資料，一律由本村綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，不得分散保存，更不得分散在個人手中。
二、凡歸檔的案卷均應案卷標題簡明標準、內(nèi)容清楚、字跡工整、組卷合理、排列有序、存放整齊。
三、為確保檔案安全，檔案庫房必須做到防火、防盜、防蟲、防潮、防霉變、防鼠咬、要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
四、檔案室必須安排專人管理，檔案人員因離任和調(diào)離本崗位時，應替任和及時辦理交接手續(xù)。
五、檔案管理必須建立登記、統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管等情況進行登記和統(tǒng)計。
六、查閱檔案時，檔案人員要端正服務態(tài)度，熱情主動地接待利用者，要履行借閱登記手續(xù)，當面清點，用后及時歸還，同時要做好檔案安全保密工作。
檔案保密制度
一、檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。
二、對各類檔案均應按規(guī)定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續(xù)。查、借閱機密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導批準。
三、對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。
四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關(guān)人員面前談論有關(guān)檔案機密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。
五、利用者對所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
六、對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規(guī)定銷毀，不得以廢紙出售。
七、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領(lǐng)導、保密或保衛(wèi)部門，當事者要寫出書面報告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴肅處理。
檔案人員崗位責任制
一、熱愛檔案事業(yè)，認真學習檔案專業(yè)知識，不斷提高專業(yè)化水平。
二、嚴格執(zhí)行《檔案法》以及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策及法規(guī)，認真履行自己的職責。
三、熟悉業(yè)務，了解本單位歷史和現(xiàn)狀;認真編制檢索工具，編寫參考資料，積極做好提供利用工作。
四、做好檔案庫房管理工作，定期對檔案庫房、設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，妥善處理。
五、忠于職守;認真履行檔案業(yè)務中的監(jiān)督、檢查和指導職責，推進本單位檔案管理水、平的提高。
六、認真做好檔案管理日常工作;嚴格各項管理制度，切實做好檔案保密，防止泄密事件發(fā)生，確保檔案資料的完整、安全。
檔案利用制度
1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。
2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的.、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后方可查閱。
3、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。
4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。
5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。
6、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究。
7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。
8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。
9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。
10、復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。
11、檔案人員應根據(jù)本單位工作的特點按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。為了做好檔案統(tǒng)計，隨時掌握檔案工作情況，保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案規(guī)范化管理水平，特制定檔案統(tǒng)計制度。
檔案統(tǒng)計制度
檔案統(tǒng)計工作是檔案業(yè)務工作中的一個重要環(huán)節(jié)，同時也是保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案業(yè)務工作水平的一項有效方法，為了及時了解和掌握檔案工作的全過程，便于更好地開展檔案工作，特制定檔案統(tǒng)計制度。
一、對檔案的收進、移出和案卷利用數(shù)量等情況，及時準確地進行統(tǒng)計。
二、按照上級檔案部門的要求，及時報送本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計表。
三、檔案室應建立檔案收進、移出登記表，查(借)閱檔案資料登記薄，利用效果登記薄、檔案工作基本情況統(tǒng)計表等。
四、對于各種登記、統(tǒng)計表冊，要以高度負責的態(tài)度，認真進行填寫。達到統(tǒng)計數(shù)字準確，上報及時。
五、要定期進行檔案統(tǒng)計分析，通過定量分析，反映工作發(fā)展的速度和狀況，以便總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷提高檔案工作水平。